Teplé počasie je ako stvorené na párty, svadby, teambuildingy, oslavu výročia či okrúhlych narodenín. Od jari do jesene sa to hemží v prevádzkach a v záhradách eventami rôzneho druhu. Či už ste skúsený Event Manager alebo organizujete takúto udalosť prvý krát, vždy je dobré mať plán, aby sa na nič nezabudlo. Je jedno či organizujete malú či veľkú udalosť, svadbu alebo oslavu narodenín, či to je pre rodinu alebo pre externú spoločnosť, plánovanie je prvým predpokladom k úspechu.
Majte na pamäti, že žiadna udalosť nie je rovnaká. Presne ako snehové vločky. Dve zdanlivo rovnaké udalosti, no každá má osobitý charakter. Preto aj nižšie poskytnutý návod na plánovanie je naozaj len návodom. Vždy treba prihliadať na jedinečnosť event-u.
1. Základné údaje k event-u
- O aký typ event-u ide? Svadba, narodeniny, teambuilding?
- Aký je cieľ udalosti?
- Aká skupina ľudí sa na udalosti stretne? Rôzne spektrum od najmenších až po tých najskúsenejších ako je napríklad výročie, alebo ide o homogénnu skupinu ľudí napríklad kolegov, ktorí sa stretli na teambuildingu?
- Dátum, čas a predpokladaná dĺžka event-u.
- Počet účastníkov.
- Miesto konania. S tým spojené špecifiká ako prístup k miestnostiam na skladovanie, prítomnosť/absencia kuchyne, pitnej vody a podobne.
2. Rozpočet udalosti
- Treba zvlášť určiť rozpočet na catering (jedlo + nápoje),
- rozpočet na služby s spojené s cateringom (kuchár, obsluha, hostesky),
- rozpočet na extra služby napr. na zábavu, DJ, on-site ochutnávku,
- rozpočet na výzdobu, darčeky pre účastníkov a pod.
3. Prieskum dodávateľov
Na catering, či extra služby sa snažte osloviť aspoň tri spoločnosti. Spravte si cenový prieskum, prípadne požiadajte o možnosť ochutnávky (tasting menu) a referencie. Zhodnoťte klientsky orientovaný prístup jednotlivých spoločností.
4. Spôsob podávania jedál, nápojov
V spolupráci s dodávateľom catering-u, podľa predpokladaného počtu účastníkov a charakteru event-u, zvoľte najvhodnejší spôsob podávania jedál a nápojov (s obsluhou, s asistovanou obsluhou, bez obsluhy). Prihliadajte na to, aby si jedlá pri podávaní zachovali svoje kvality. Podľa toho aký spôsob podávania jedál a nápojov ste si zvolili, vyberajte aj inventár.
Pri bufetovom spôsobe podávania jedál a nápojov, zabezpečte dostatočné množstvo príborov na vyše. Veľmi obľúbený príbor do prevádzok a cateringových spoločností je príbor Hotel alebo Uni, ktorý poskytuje veľmi dobrý výkon kvality s ohľadom na jeho cenu.
Samoobslužný systém si vyžaduje ľahkú obsluhu chafingov s ohľadom na bezpečnosť obsluhy. Moderný prístup k podávaniu jedál a nápojov umožňuje ECO BURNER. Elegantne vyzerá, jedlo ohrieva minimálne 5 hodín, ohrev nezapácha a je jednoduchý na obsluhu. K jedlám dávajte aj dostatočné množstvo prislúchajúcich doplnkových príborov, pričom nezabúdajte na ich odkladanie na k príborom určeným tanierikom. Na stoly alebo inak viditeľné a dostupné miesto patria aj doplnky k stolovaniu, ako sú mlynčeky na soľ, korenie, dochucovadlá, servítky.
Okrem počtu účastníkov, ovplyvňuje zvolený spôsob podávania jedál a nápojov aj množstvo personálu potrebného na obsiahnutie udalosti.
5. Plánovanie skladby menu a nápojov
Pri plánovaní menu prihliadajte na možné alergie, či preferencie skladby jedál a nápojov s ohľadom na vegánov, vegetariánov. Dbajte na dostatočné značenie jedál a nápojov s ohľadom na zloženie a alergény.
Účastníkov, môžete prekvapiť aj rôznymi netradičnými spôsobmi podávania jedál napr. krájaním sušenej šunky, miešaním kokteilov, či grilovaním jedál priamo pred ich očami.
6. Plánovanie nápojov
V prípade podávania nealkoholických nápojov sú momentálne veľmi obľúbené samostatné dávkovače nápojov. Zabezpečia tak prísun vody, či limonád pre väčšie množstvo ľudí na dlhšie časové obdobie, čo je počas letných mesiacov vítané.
V prípade chladených nápojov, nezabúdajte na chladiče nápojov a zásobníky na ľad. V Berndorf Sandrik dostanete okrem klasických nerezových chladičov aj dizajnové chladiče červenej, čiernej či medenej farby.
Ani v lete netreba zabúdať na prítomnosť teplých nápojov akými sú napríklad káva. Pokiaľ ste zvolili podávanie kávy pomocou termosiek, voľte termosky s pumpičkou, sú vhodnejšie na spoločenské udalosti.
7. Debarasovanie a odpadkové koše
Nič nevie pokaziť peknú udalosť lepšie ako namnožený špinavý riad, či veľké množstvo odpadkov. Vyčleňte špeciálny priestor na odkladanie použitého inventáru. Dbajte na dostatočné množstvo odpadkových košov. Umiestnite aj stolové odpadkové koše tam, kde je to vhodné napr. ku káve, k fľaškovým nápojom. Pre obsluhujúci personál majte v zásobe dostatočné množstvo podnosov určených na debarasovanie.
8. Plánovanie dekorácie
Dekorácie plánujte citlivo s ohľadom na charakter podujatia, miesto, počet ľudí či dĺžku trvania eventu. Sviečky vedia krásne dotvoriť atmosféru, pokiaľ by však mali byť na preplnených stoloch, kde nemajú dostatok priestoru, môžu ohroziť aj bezpečnosť účastníkov.
9. Časový harmonogram spoločenskej udalosti
Časový rozvrh eventu je veľmi dôležitý pre správne plánovanie podávania jedál a nápojov bez ohrozenia ich čerstvosti a kvality. Pokiaľ je to vhodné určite informujte o jednotlivých bodoch programu aj účastníkov eventu a požiadajte o rešpektovanie časového rámca.
Jednotlivé body programu vyskladajte tak, aby bol dostatočný čas na ich realizáciu bez stresu.
10. Plán B
Buďte pripravený na plán B resp. keby čokoľvek...Ak by prišlo navyše niekoľko hostí, ak by začalo pršať, ak by neprišiel niektorý z účinkujúcich, ak by nefungoval projektor, ak by niekto priniesol extra veľký svadobný dar. Pri plánovaní je dobré zvážiť všetky možné prípady, ktoré môžu pri evente nastať a byť pripravený na záložné riešenie.
11. Zhodnotenie po evente
Akokoľvek vami organizovaná spoločenská udalosť prebehne, nezabudnite na záznam po. Hodnotenia dodávateľov, spätná väzba od účastníkov, referencie na jedlá, nápoje, akékoľvek záznamy či poznámky, ktoré vám pomôžu do budúcna spraviť event ešte a ešte lepšie.
V Berndorf Sandrik sme pripravení vybaviť akúkoľvek spoločenskú udalosť kvalitným inventárom. Vieme zabezpečiť ozdobné poháre, gravírovanie či povlakovaný farebný príbor. Stačí ak sa obrátite na náš zákaznícky servis +421 456844328 | berndorf@berndorf.sk a my sa vám budeme snažiť vyhovieť k maximálnej možnej spokojnosti. V prípade registrácie v B2B zóne môžete ako odberateľ nakupovať výhodnejšie.
